Damit ein Messeauftritt gelingt, ist eine gut durchdachte und vor allem frühzeitige Planung unabdingbar. Denn es müssen Pressemeldungen geschrieben, Visitenkarten gedruckt und Kontakte gepflegt werden. Bei der Messekommunikation gibt es einige wichtige Punkte, die Aussteller unbedingt beachten sollten. Denn schließlich ist ein Messeauftritt für Unternehmen ein perfektes Kommunikationsmittel. Aussteller haben die Möglichkeit, ihre Produkte oder Dienstleistungen zu präsentieren und können gleichzeitig neue Kontakte knüpfen und Interessenten für das Unternehmen gewinnen.
Eine erfolgreiche Messekommunikation verlangt dementsprechend eine gute Vorbereitung und Planung. Dazu gehört nicht nur die Organisation des Messestandes inklusive der Bodenbeläge für Messen und des Messepersonals, sondern auch während und nach der Messe sind Planungen essenziell. Wir zeigen, welche Fehler bei der Messekommunikation gemacht werden können und wie man diese vermeidet. Die folgende Liste zeigt die am häufigsten auftretenden Fehler.
Fehler Nummer 1: Zu späte Ankündigung des Messeauftritts
Über den Messeauftritt müssen nicht nur die Kunden, sondern natürlich auch die Mitarbeiter möglichst frühzeitig informiert werden. Dazu gehören viele verschiedene Infos, wie zum Beispiel der Termin der Veranstaltung, der Ort und das Ziel des Messestandes. Damit auch Kunden informiert werden, sollten solche Informationen auf der Webseite früh genug veröffentlicht werden.
Eine Information der Mitarbeiter kann persönlich durch die Vorgesetzten erfolgen oder es erfolgt ein Aushang am schwarzen Brett oder im Intranet. Natürlich dürfen Geschäftspartner, Dienstleister, Interessenten, Kunden und die Medien nicht vergessen werden.
Fehler Nummer 2: Alles in letzter Sekunde organisieren
Spätestens am Tag vor der Messe muss alles fertig sein. Dass dies in der Praxis oft nicht gelingt, liegt daran, dass vieles auf den letzten Drücker erledigt wird. So werden beispielsweise oft die Einladungskarten für die Kunden zu spät verschickt. Oder die Flyer befinden sich noch in der Druckerei und der Messestand ist nicht fertig. Besonders schlimm ist dies natürlich, wenn dann schon die ersten Besucher auftauchen.
Auch wenn die Messebesucher von dem Chaos am Tag zuvor nichts mitbekommen, wirkt dann der Stand auf improvisiert und hektisch. Das Personal am Stand ist angespannt und gestresst. Das sind Gründe, warum ein Messeauftritt schon mindestens sechs Monate vorher geplant werden sollte. Oftmals wird der interne Aufwand unterschätzt. Teilweise sind mehrere hundert Arbeitsstunden erforderlich, bis alles fertig steht. Daher sollten bei Bedarf auch externes Personal hinzugezogen werden, um die eigenen Mitarbeiter zu entlasten.
Fehler Nummer 3: Zu lang gewartet und Redaktionsschluss verpasst
Insbesondere im Printbereich gibt es sehr frühe Berichterstattungen. So kann es zum Beispiel sein, dass der Redaktionsschluss drei Monate vor dem Messetermin liegt. Dementsprechend muss die Kommunikationsarbeit frühzeitig geplant werden. Dies ist bei einer Pressemeldung entsprechend zu berücksichtigen.
Zu der Vorbereitung gehört auch die Erstellung einer Pressemappe für Journalisten. Diese kann auf der Webseite zum Download oder zur Verfügung gestellt werden. Der Messeauftritt sollte über alle Kanäle hinweg kommuniziert werden, wie zum Beispiel über Blogbeiträge oder Postings in den sozialen Medien. Auch die Vorbereitung von Messeeinladungen und die Versendung zum richtigen Zeitpunkt per E-Mail gehören dazu.
Fehler Nummer 4: Wichtige Dinge bei der Pressemeldung vergessen
Der Nachrichtenwert ist bei einer Pressemeldung sehr wichtig. Nur die Ankündigung, dass ein Unternehmen auf der Messe vertreten ist, reicht nicht aus. Stattdessen sollte immer eine besonders interessante Dienstleistung oder ein neues innovatives Produkt vorgestellt werden.
Im Teaser der Pressemeldung werden die wichtigsten Informationen zuerst genannt, wie zum Beispiel die Eckdaten der Messe mit Namen, Veranstaltungsort, Datum und natürlich die Stand-Nummer. In der Mitteilung sollten alle relevanten W-Fragen beantwortet werden und es muss ein Rückverweis zu der Unternehmenswebseite enthalten sein.
Fehler Nummer 5: Keine Kontakte gepflegt
Ein Messestand dient dazu, um neue Kontakte zu knüpfen. Dementsprechend sollte auf der Messe eine Box platziert werden, in der Interessenten entweder ihre Visitenkarte für einen späteren Kontakt hinterlassen oder einen Zettel ausfüllen können. Auf der Webseite des Unternehmens sollten frühzeitig werbefreie Inhalte mit Nutzen für die Leser zur Verfügung gestellt werden, wie zum Beispiel Checklisten, Whitepapers oder eBooks.
Herunterladen können sich Interessenten diese Informationen nur dann, wenn sie ihren Namen und ihre E-Mail-Adresse angeben. Dadurch können Unternehmen die Interessenten direkt kontaktieren. Wer sich auf der Messe für ein bestimmtes Produkt interessiert, dem kann ein entsprechendes Video-Tutorial oder ein Whitepaper zugesendet werden mit mehr Informationen über das Produkt.
Fehler Nummer 6: Keine Nachbereitung der Messe
Über den Messeerfolg entscheidet eine frühzeitige und ordentliche Messenachbereitung. Erfolgt der Kontakt mit Interessenten erst mehrere Wochen nach der Messe, ist dies zu spät. Denn um neue Interessenten zu gewinnen, sollte dies gleich im Anschluss der Messe erfolgen.
Für eine Kommunikation nach der Messe müssen die zur Verfügung stehenden Informationen genutzt und individuell auf den jeweiligen Interessenten abgestimmt werden. Dazu gehört es auch, aktiv auf Journalisten zuzugehen und um ein Messefazit zu bitten.
Fehler Nummer 7: Keine Auswertung und Manöverkritik
Damit die nächste Messe besser wird, darf eine Auswertung inklusive Manöverkritik nicht fehlen. Dabei sollten verschiedene Fragen geklärt werden, zum Beispiel, ob sich die Messe gelohnt hat, ob neue Kunden gewonnen wurden und welche Umsätze wurden erzielt? Oder dient der Messeauftritt alleine für das Image? Kam es zu Berichte in der Presse?
Nach der Messe ist vor der Messe, daher sollte mit dem Mitarbeiterteam eine Manöverkritik durchgeführt werden. Besteht eventuell Verbesserungspotenzial und welche Lehren werden aus der Messe gezogen?
